Es kommt immer wieder vor, dass versucht wird, ein Hinweisgebersystem oder ein Whistleblower-System durch ein herkömmliches E-Mail-Postfach oder ein Webformular zu ersetzen.
Es gibt verschiedene Gründe, weshalb dies mit einem hohen Risiko verbunden ist.
1. Anonymität und Schutz
Hinweisgebersysteme bieten in der Regel die Möglichkeit zur anonymen Meldung von Fehlverhalten. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter, Kunden oder andere Personen keine Angst vor Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung haben, wenn sie Informationen über Verstöße gegen Regeln oder ethische Standards melden.
2. Speziell für Meldungen entwickelt
Hinweisgebersysteme sind darauf ausgerichtet, Meldungen effizient und sicher zu verwalten. Sie bieten oft Funktionen zur Verschlüsselung, zur sicheren Speicherung von Informationen und zur Überwachung des Meldungsprozesses.
3. Workflow und Eskalation
Hinweisgebersysteme ermöglichen die systematische Verfolgung und Eskalation von Meldungen. Dies gewährleistet, dass Meldungen nicht übersehen werden und dass sie an die richtigen Stellen weitergeleitet werden, um angemessen reagieren zu können.
4. Revisionssichere Dokumentation
Ein gutes Hinweisgebersystem zeichnet alle Schritte im Meldungsprozess auf, was für die spätere Nachverfolgung und rechtliche Zwecke wichtig sein kann.
5. Entlastung des E-Mail-Postfachs
Die Verwendung eines separaten Hinweisgebersystems entlastet das reguläre E-Mail-Postfach von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, was die Effizienz der Kommunikation im Unternehmen erhöhen kann. Es verhindert auch, dass Meldungen in der Flut von Alltagskommunikation untergehen.6. Klare Richtlinien und Schulung
Hinweisgebersysteme werden oft im Rahmen einer umfassenderen Compliance-Strategie implementiert und mit klaren Richtlinien und Schulungen verbunden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter verstehen, wie sie das System nutzen können.
7. Gesetzliche Anforderungen
In einigen Ländern und Branchen sind Hinweisgebersysteme gesetzlich vorgeschrieben. Die Einhaltung solcher Vorschriften kann rechtliche Probleme vermeiden.
8. Schutz vor Datenverlust oder Offenlegung (z.B. durch einen Cyberangriff)
Ein separates Hinweisgebersystem ist besser in der Lage, vertrauliche Informationen und Meldungen zu schützen, um Datenlecks oder Missbrauch zu verhindern.
Insgesamt bieten Hinweisgebersysteme eine spezialisierte und sicherere Möglichkeit, Meldungen von Fehlverhalten zu verwalten und die Anonymität und den Schutz der Meldenden zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig in Organisationen, in denen ethische Standards und die Einhaltung von Regeln von hoher Bedeutung sind.
Weitere Vor- und Nachteile haben wir in der folgenden Tabelle aufgeführt:
| hinweis.de als ausgelagerte Meldestelle | Interne*r Meldestellenbeauftragte*r ohne Software | Kanzlei | |
|---|---|---|---|
| Sicherheit | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Vertraulichkeit | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Anonymität | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Zeitersparnis | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Kostenersparnis | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Kostentransparenz | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Compliance-Kompetenz | ✔️ | ❌ | ❓ |
| Hinweisbearbeitung | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Datenschutzkonzept | ✔️ | ❓ | ❓ |
| Reportings | ✔️ | ❌ | ❓ |
