Das Hinweisgebersystem
Bilderstrecke des Hinweisgebersystem aus Sicht der meldenden Person
Beim Aufruf des Portals unter ihrunternehmen.hinweis.de erscheint der Begrüßungsbildschirm mit Firmenlogo und individueller Begrüßungsbotschaft.
Alle Seiten können mit ihrem Logo versehen und an ihre Firmenfarbe angepasst werden. Die meldende Person kann zwischen mehreren gängigen Sprachen wählen. Sendet der Hinweisgeber Dateien, werden diese auf Schadcode überprüft. Ebenso werden mögliche personenidentifizierbare Metadaten in Fotos (z.B. Smartphonename, Kameraname oder Standortdaten) entfernt, um die Identität des Hinweisgebers zu schützen. Sie haben die Möglichkeit jeden Text zu verändern, eine Schwerpunktabfrage festzulegen oder zu ignorieren und frei definierbare Fragen vorzugeben (z.B. durch Texteingabe, Checkbox, Auswahlfeld)
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Das Hinweisgebersystem aus Sicht des Meldestellenteams oder der externen Ombudsperson
Dem Meldestellenteam oder der externen Ombudsperson steht ein geschützter Bereich zur Verfügung (Verwaltungskonsole), in dem die eingegangen Hinweise aufgelistet und im Detail bearbeitet oder beantwortet werden können.
Es besteht die Möglichkeit einen Hinweis, welcher über einen anderen Meldekanal eingegangen ist (z.B. Post oder Telefon), manuell zu erfassen.
Parallel werden dem Meldestellenteam oder der Ombusdsperson neutrale E-Mails zugestellt, u.a. wenn ein neuer Hinweis eingeht, eine Antwort vorliegt oder eine Frist abläuft.
Es können differenzierte Zugriffsrechte je Fall-Bearbeiter vorgenommen werden. Jede Bearbeitung und/oder Beantwortung eines Hinweises wird revisionssicher protokolliert.
Die Verwaltungskonsole dient auch als Kommunikationsplattform im Messenger-Stil mit dem Hinweisgeber. Parallel wird dem nicht anonymen Hinweisgeber eine neutrale E-Mail zugestellt und somit über eine Statusänderung informiert.
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| hinweis.de als ausgelagerte Meldestelle | Interne*r Meldestellenbeauftragte*r ohne Software | Kanzlei | |
|---|---|---|---|
| Sicherheit | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Vertraulichkeit | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Anonymität | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Zeitersparnis | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Kostenersparnis | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Kostentransparenz | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Compliance-Kompetenz | ✔️ | ❌ | ❓ |
| Hinweisbearbeitung | ✔️ | ❌ | ✔️ |
| Datenschutzkonzept | ✔️ | ❓ | ❓ |
| Reportings | ✔️ | ❌ | ❓ |
